Controlli a distanza dei lavoratori dopo il Jobs Act
La disciplina dei controlli a distanza dei lavoratori è stata modificata dal decreto legislativo n. 151/2015, pubblicato il 23 settembre 2015. Il nuovo articolo 4 dello Statuto dei lavoratori interviene sugli impianti audiovisivi, sugli strumenti utilizzati per la prestazione e sui sistemi di registrazione di accessi e presenze.
Impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo
Gli impianti dai quali può derivare un controllo a distanza possono essere impiegati per esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale. L’installazione richiede l’accordo con le rappresentanze sindacali oppure, in mancanza, l’autorizzazione dell’autorità amministrativa competente.
La procedura serve a valutare preventivamente finalità, collocazione e caratteristiche tecniche dell’impianto. Telecamere, sistemi di localizzazione e software non possono essere adottati con modalità più estese di quanto necessario rispetto alle esigenze dichiarate.
Strumenti utilizzati per rendere la prestazione
Il nuovo testo esclude dall’accordo o dall’autorizzazione gli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione e quelli destinati alla registrazione di accessi e presenze. Rientrano nella valutazione telefoni, tablet, computer, badge e dispositivi con funzioni di localizzazione, purché siano effettivamente strumenti di lavoro.
L’esenzione dalla procedura autorizzatoria non equivale a libertà di controllo. Se un sistema viene aggiunto con lo scopo specifico di sorvegliare il dipendente, deve essere esaminato per la sua funzione reale. Configurazione tecnica, frequenza della raccolta e possibilità di disattivazione incidono sulla qualificazione.
Quando i dati possono essere utilizzati
Le informazioni raccolte attraverso strumenti adeguati possono essere utilizzate per finalità connesse al rapporto di lavoro solo se il dipendente ha ricevuto un’adeguata informazione sulle modalità d’uso e di controllo. Resta necessario rispettare il Codice in materia di protezione dei dati personali.
- descrivere gli strumenti assegnati e le loro funzioni;
- indicare quali dati vengono raccolti;
- definire chi può accedere alle informazioni;
- stabilire tempi di conservazione proporzionati;
- spiegare gli eventuali impieghi disciplinari.
Una policy generica o consegnata soltanto dopo l’accertamento può risultare inadeguata. Il datore deve verificare anche le impostazioni dei fornitori, poiché molti programmi raccolgono dati ulteriori rispetto a quelli immediatamente visibili all’utilizzatore.
Controlli difensivi e sospetto di illecito
Gli accertamenti diretti a tutelare il patrimonio aziendale richiedono una condotta illecita o anomalie concrete. Un incarico investigativo non deve sovrapporsi al controllo ordinario della prestazione. Oggetto, durata e modalità devono essere collegati al fatto da verificare.
Il ricorso a un’agenzia autorizzata può essere valutato per documentare attività esterne, assenze, doppio lavoro o altre condotte lesive. La pagina sul controllo dei dipendenti descrive il perimetro delle verifiche aziendali.
Policy, proporzionalità e documentazione
Prima di attivare un controllo è opportuno coinvolgere consulente del lavoro, legale e responsabili tecnici. La documentazione dovrebbe indicare finalità, base organizzativa, strumenti, persone autorizzate e misure di sicurezza. Per la posta elettronica è disponibile anche l’approfondimento sul controllo delle email dei dipendenti.
Valutazione delle verifiche aziendali
Milano Investigazioni può esaminare la praticabilità di attività mirate, distinguendo le verifiche investigative dall’impiego degli strumenti aziendali. Per un confronto riservato è disponibile la pagina contatti.
